Inventura v kavárně: druhy, pravidla provádění a dokumentace

Inventura odhaluje skutečný stav zásob. Majitelé kaváren často objevují 10-15% nesrovnalosti mezi evidencí a skutečnými stavy. Nedostatky, kazení produktů, chyby při odpisech — to vše vyplyne při sestavování evidence.

Inventuru je třeba provádět pravidelně, ne jen před kontrolami. Čím častěji kontrolujete stavy, tím rychleji najdete problémy. Skladová účetnictví v kavárně automatizuje proces a zkracuje dobu počítání z několika hodin na 20-30 minut.

Druhy inventury a kdy začít

Úplné počítání zahrnuje všechno zboží ve skladu, kuchyni, baru. Provádí se jednou za čtvrtletí nebo při změně materiálně odpovědné osoby. Kontrolují se produkty, nápoje, inventář, polotovary.

Samostatný druh — výběrová kontrola kritických položek. Alkohol, káva, maso se počítají častěji, někdy denně. Toto zboží je dražší a prodává se rychleji, kontrola je zde přísnější.

Neplánovaná inventura se spouští při podezření na krádež nebo vážných nesrovnalostech v účetnictví. Pokud program ukazuje jedny údaje, ale fyzicky je produktů méně — potřeba urgentní kontroly je zřejmá.

Stojí za to začít od otevření podniku. První procedura zaznamenává počáteční stavy, od kterých jde další spotřeba. Bez toho není možné správně sledovat pohyb produktů.

Jak provést inventuru samostatně

Počítání vyžaduje přípravu. Jmenovat komisi z několika zaměstnanců, aby se vyloučily manipulace ze strany materiálně odpovědných osob, minimálně dva lidé počítají, třetí zapisuje.

Kontrolu je třeba provádět po uzavření směny nebo v nepracovní době. Během prodeje je přesné počítání nemožné — zboží se neustále pohybuje mezi skladem a kuchyní.

Datum spotřeby se kontroluje obvyklým způsobem paralelně s počítáním množství. Prošlé produkty se odpisují samostatným řádkem. Potraviny vyžadují zvláštní pozornost k datům — mléčné výrobky, byliny, pečivo se kazí rychle.

Výsledky se zapisují do tabulky nebo speciálního formuláře. Zaznamenává se název, jednotka měření, účetní množství, skutečné množství, rozdíl. Opravování záznamů zpětně je zakázáno — to je porušení.

Účetní systém v kavárně umožňuje vést inventuru v elektronické podobě. Naskenujete zboží — program načte účetní zůstatek, zadáte skutečný. Rozdíl se počítá automaticky.

Automatizace procesu přes POS systém

Automatizace zjednodušuje provádění inventury mnohonásobně. POS systém ukládá údaje pro každou položku, zná pohyb od poslední dodávky.

Systém odpisuje produkty při přípravě jídel podle technologických karet. Číšník probíjí objednávku na latte — program odečte mléko, kávu, sirup. Teoretická spotřeba je vždy pod kontrolou.

Analýza nesrovnalostí odhaluje problémové oblasti. Pokud podle menu má jít 10 litrů mléka, ale fakticky šlo 12 — problém je v přípravě nebo krádeži. Personál může nalévat více než norma nebo vynášet zboží samostatně.

Způsob integrace s fakturami dodavatelů šetří čas. Nahrajete dokument od dodavatele — systém přidá zboží do skladu automaticky. Vybírat ručně každou položku není potřeba.

Správa zásob se stává transparentní. Vidíte co dochází, co je třeba objednat, co leží bez pohybu. Nákupní rozhodnutí přijímáte na základě faktů, ne domněnek.

Práce s nesrovnalostmi a ukládání dat

Nesrovnalosti se vždy vyskytují. Běžný ukazatel — do 2-3% z obratu. Výše — potřeba zabývat se příčinami a přísněji kontrolovat procesy.

Vyhnout se odpisům je nemožné. Produkty se kazí, sklo se bije, část zboží se ztratí při zpracování. Správné účetnictví zohledňuje přirozené ztráty a odděluje je od krádeží nebo chyb.

Ukládání výsledků inventury je povinné. Dokumenty se uchovávají minimálně tři roky pro kontroly. Elektronické účetnictví zjednodušuje archivaci — všechna data v systému, přístup jedním kliknutím.

Účetnictví Syrve se integruje s účetním softwarem. Výsledky inventury se předávají přímo, duplikace dat je vyloučena. Nastavení spojení zabere jeden den, pak vše funguje automaticky.

Zisk přímo závisí na přesnosti účetnictví. Podhodnocení o 5% znamená ztrátu významné části marže. Pro kavárnu nebo malou kavárnu je to kritické — rozdíl mezi ziskem a ztrátou může být právě v těchto procentech.

Časté chyby při inventuře

Vynechání položek — typický problém. Zaměstnanec zapomene na zásobu v pomocné místnosti nebo polotovary v lednici. Kuchyně má několik zón skladování, vše je třeba zkontrolovat.

Počítání během provozu podniku dává zkreslené údaje. Zboží se pohybuje, něco se prodalo, něco se připravuje. Přesnost v takových podmínkách je nemožná.

Absence dokumentace vytváří problémy při kontrolách. Ústní počítání nemá právní sílu. Systému jsou potřeba zaznamenané údaje pro korekci stavů.

Ignorování data spotřeby vede k pokutám a reputačním rizikům. Produkt s uplynutým datem by měl být odepsán okamžitě, ne účtován jako dobré zboží.

Restasystem spolupracuje s podniky stravování jakéhokoli formátu. Kaváren, restaurací, síťových míst — všude je potřeba přesného účetnictví stejně důležitá. První inventura v programu zabere čas na školení. Druhá je už třikrát rychlejší.

Od jednorázových kontrol k systematickému účetnictví

Provádění inventury pravidelně je základ kontroly nad podnikáním. Zboží ve skladu musí odpovídat účetním záznamům, jinak ztrácíte peníze.

Automatizace procesu přes POS systém snižuje pracovní náklady a zvyšuje přesnost. Vedení účetnictví ručně je možné, ale je to dlouhé a hrozí chybami. Moderní řešení dělají úkol jednodušší a rychlejší.

Inventura v kavárně není formalita pro kontroly, ale nástroj řízení. Pravidelná kontrola pomáhá vyhýbat se nedostatkům, objednávat zboží včas, kontrolovat personál a zachovávat zisky.