Jak otevřít kavárnu od nuly: podrobný plán od nápadu po spuštění

Většina začínajících restauratérů podceňuje přípravu. Otevřou dveře za tři měsíce a zavřou za půl roku. Důvod je jednoduchý: nepromysleli koncepci, nespočítali náklady, nezavedli účetnictví.

Otevření kavárny vyžaduje postupné kroky. Každá fáze ovlivňuje další. Přeskočíte jeden krok — získáte problémy na startu. Kvalitní automatizace kavárny od prvních dnů provozu pomáhá vyhnout se typickým chybám začátečníků.

Určení koncepce a formátu podniku

Koncepce určuje všechno ostatní. Na ní závisí prostory, vybavení, personál, menu.

Rodinná kavárna vyžaduje prostorný sál a dětský koutek. Kavárna s sebou vystačí s kompaktním prostorem poblíž kanceláří. Formáty se liší plochou, investicemi, počtem zaměstnanců.

Prostudujte oblast. Spočítejte konkurenty v okruhu 500 metrů. Vyhodnoťte průchodnost v různou denní dobu. Určete cílovou skupinu: studenti, kancelářští pracovníci, rodiny s dětmi.

Výběr koncepce ovlivňuje náklady na jídla a výnosy. Malá kavárna s 30 místy k sezení stačí na start. Rozšíření stihnete později.

Vypracování businessplánu a kalkulace nákladů

Businessplán ukazuje realitu nápadu. Začínat bez něj je nebezpečné.

Rozepište položky výdajů. Prostory pro kavárnu — nájem nebo koupě. Vybavení pro kavárnu — sporáky, ledničky, kávovary, nábytek. Opravy a smlouvy. Zásoby produktů na první měsíc. Mzdy do dosažení návratnosti.

Spočítejte bod zvratu. Kolik hostů je třeba obsluhovat denně, abyste pokryli fixní náklady. Zohledněte sezónnost — v létě může průchodnost klesnout o třetinu.

Businessplánu kavárny stačí na rok dopředu s rozpisem po měsících. Plánujte pesimistický scénář. Lépe mít rezervu než čelit mezeře v hotovosti.

Náklady na otevření zahrnují nepředvídané výdaje. Přidejte navíc 10-15% na nepředvídané okolnosti.

Hledání a příprava prostor

Prostory pro kavárnu určují polovinu úspěchu. Špatná lokalita zabije i vynikající kuchyni.

Kritéria výběru prostor: průchodnost, viditelnost z ulice, dostupnost parkování, dopravní dostupnost. První patro je lepší než suterén.

Zkontrolujte inženýrské sítě: vodovod, kanalizace, rezerva kapacity elektrické energie. Kuchyně potřebuje třífázovou síť. Ventilace musí odpovídat normám pro stravování.

Projednejte dispozice se sanitárními službami předem. Požadavky na výrobní prostory jsou přísné: oddělené zóny pro skladování, vaření, mytí nádobí.

Vyřizování dokumentů a získávání povolení

Jaké dokumenty jsou potřeba k otevření kavárny — častá otázka začátečníků. Seznam závisí na formátu a regionálních požadavcích, ale základní balíček je standardní.

Registrace podnikání v stanovené formě. Registrace u daňových úřadů. Zaregistrovat se je třeba před zahájením provozu.

Povolení od sanitárních služeb se získává po kontrole prostor. Závěr o shodě se sanitárními normami je povinný. Hasičský sbor kontroluje evakuační východy a bezpečnostní systémy.

Jaké další dokumenty budou potřeba: zdravotní průkazy pro personál, certifikáty na produkty od dodavatelů, smlouvy na odvoz odpadu a dezinfekci.

Proces trvá od měsíce do tří. Plánujete otevřít podnik k určitému datu — začněte vyřizování předem.

Nákup vybavení a výběr dodavatelů

Vybavení vybírejte podle menu. Seznam pro kavárnu se liší od seznamu pro kavárnu s plnohodnotnou kuchyní.

Základní sada: chladicí zařízení, sporáky, pracovní stoly, myčka nádobí, nábytek do sálu. Kavárna přidává profesionální kávovar a mlýnky na kávu.

Dodavatele potravin hledejte s možností odkladu platby. Obrátkovost zboží ve stravování je vysoká, platit hned je nevýhodné.

Otestujte několik dodavatelů paralelně prvních dva měsíce. Porovnejte kvalitu, ceny, spolehlivost dodávek. Pak si nechte dva až tři hlavní.

Uzavřít smlouvu se záložním dodavatelem je správné rozhodnutí. Hlavní může selhat v sezóně.

Nábor a školení personálu

Nábor personálu je třeba začít minimálně tři týdny před spuštěním. Čas je potřeba na školení standardům vašeho podnikání.

Základní složení malého podniku: manažer, kuchař, dva číšníci, myč nádobí. Rozvrh se sestavuje směnově s ohledem na špičkové hodiny.

Zaškolte tým práci s menu, standardům obsluhy, pravidlům práce s pokladnou. Proveďte zkušební směny pro vyladění procesů.

Fluktuace personálu ve stravování je vysoká. Naplánujte čas na hledání náhrad. Mějte kontakty na ověřené kandidáty v záloze.

Motivace ovlivňuje kvalitu servisu. Promyslete systém prémií za splnění plánu, absenci stížností, pečlivost v práci. CRM pro kavárnu umožňuje sledovat efektivitu každého zaměstnance a vytvářet objektivní systém bonusů.

Zavedení systému automatizace a účetnictví

Automatizace skladového účetnictví šetří čas a snižuje ztráty. Ruční účetnictví vede k nedostatkům, chybám ve stavech zásob, problémům s dodávkami.

Nainstalujte systém automatizace před otevřením. Restasystem synchronizuje pokladnu, sklad, kuchyni do jedné sítě. Stavy jsou přepočítávány automaticky po každém prodeji.

Databáze hostů pomáhá pamatovat si preference a nastavovat věrnostní programy. Stálí klienti přinášejí až 60% výnosů.

Software Syrve vytváří reporty o prodeji, oblíbenosti jídel, vytížení směn. Vidíte, které položky se objednávají častěji, plánujete nákupy přesněji.

Program automaticky odpisuje ingredience podle kalkulace jídel. Inventura zabere minuty místo hodin.

Prvotní nastavení vyžaduje vložení menu, technologických karet, stavů zásob. Většina vlastníků se v rozhraní zorientuje za dva až tři dny. Technická podpora pomáhá na startu.

Spuštění a první týdny provozu

Plynulé otevření podniku snižuje rizika. Pozvěte přátele a známé na zkušební dny. Získejte zpětnou vazbu, opravte nedostatky před oficiálním startem.

Datum otevření oznamujte dva týdny předem. Spusťte reklamu na sociálních sítích, pověste banner na fasádě, domluvte se s lokálními komunitami na zveřejnění.

První měsíc korigujete procesy. Menu může být nadbytečné — odstraňte položky s nízkou poptávkou. Rozvrh personálu ne vždy odpovídá reálnému zatížení — přerozdělejte směny.

Sledujte recenze. Negativita na startu ničí pověst. Odpovídejte na komentáře, opravujte chyby rychle.

Váš podnik dosáhne stabilního provozu za tři až čtyři měsíce. Do té doby mějte rezervu prostředků na nepředvídané výdaje.

Otevřít svou kavárnu je reálné za čtyři až šest měsíců od nápadu po spuštění. Posloupnost fází je kritická. Přeskočíte schvalování — dostanete pokuty. Ušetříte na automatizaci — ztratíte kontrolu nad účetnictvím.

Restasystem spolupracuje s podniky jakéhokoli formátu. Podpora nastavení je zahrnuta. Většina klientů spouští systém za týden a snižuje nedostatky o 10-12% v prvním měsíci provozu.