Kde začít s automatizací řízení zásob v restauraci: podrobný plán pro manažery

Řekněme si na rovinu: skladové hospodářství je nejnudnější, ale zároveň nejdůležitější součástí restauračního byznysu. Právě zde, mezi krabicemi s potravinami a lahvemi s nápoji, se skrývají vaše peníze. Nedostatky, krádeže, zkažené potraviny — to vše zasáhne vaši peněženku silněji než neúspěšná reklamní kampaň. A snažit se vést evidenci v sešitě v 21. století je jako snažit se předjet závodní auto na koloběžce.

Existuje jediné řešení — automatizace skladové evidence restaurace. Ale kde začít? Kam běžet? Co koupit? Žádnou paniku. Zde je podrobný plán, který vám pomůže zautomatizovat účetnictví ve vaší restauraci a převzít kontrolu nad financemi.

Automatizace skladového hospodářství v restauraci: vybíráme software pro restauraci

Krok 1: Výběr správného softwaru, aby automatizace restaurací správně fungovala

První a nejdůležitější krok je vybrat správný software pro restauraci. To je základ, na kterém bude postaven celý váš automatizační systém. Špatná volba zde vás vyjde draho: ztraceným časem, penězi a nervy zaměstnanců.

Na co se zaměřit při výběru programu pro restauraci?

• Komplexnost. Ideální software pro kavárnu není jen účetní program. Je to celý ekosystém, který spojuje POS terminál, sklad, kuchyň a analytiku. Restaurace a účetní systém musí fungovat jako jeden celek.
• Specializace. Potřebujete program určený přímo pro gastronomii, nikoli univerzální řešení pro obchod. Musí „rozumět“ technologickým kartám (recepturám), odpisům, práci s polotovary.
• Škálovatelnost. I když dnes máte jednu malou kavárnu nebo restauraci, zítra to může být program pro síť restaurací. Ujistěte se, že software bude moci růst s vámi.

Dobrý program pro restauraci a systém je investicí do kvality obsluhy a efektivity práce.

Jak zavést účetní systém pro restaurace

Krok 2: Příprava a digitalizace účetních dat pro restauraci

Takže jste si vybrali software. Co dál? Nespěchejte s jeho okamžitou instalací на všechny počítače. Nejprve je třeba připravit základ pro váš automatizační systém — data.

Toto je nejpracnější etapa, ale bez ní to nejde. Musíte:

1. Provést kompletní inventuru. Přepočítejte absolutně všechny zásoby na skladě. Ano, je to únavné, ale pro začátek s čistým štítem nezbytné.
2. Vytvořit technologické karty. Sestavte přesný recept pro každé jídlo a nápoj v menu: kolik gramů jakého produktu se spotřebuje na jednu porci.
3. Zadat všechny dodavatele. Shromážděte na jednom místě kontakty, ceníky a podmínky spolupráce se všemi vašimi partnery.

Tato etapa je základem pro správné účetnictví v restauraci. Čím přesněji vše zadáte, tím méně chyb bude v budoucnu.

Krok 3: Nastavení a školení týmu pro účetnictví v restauraci

Nyní můžete instalovat a konfigurovat váš systém automatizace účetnictví. Ale samotný program pro automatizaci kavárny nezačne fungovat sám od sebe. Klíčem k úspěchu je váš tým.

• Školení je povinné! Váš číšník, barman, kuchař a manažer musí rozumět, jak pracovat v novém účetním systému. Mnoho vývojářů nabízí kurzy, například školení syrve (jako známý standard v oboru) nebo ekvivalenty pro jiná softwarová řešení. Na tomto nešetřete.
• Rozdělte přístupová práva. Ne všichni zaměstnanci potřebují přístup ke všem informacím. Program pro účetnictví v restauračním byznysu by měl umožňovat flexibilní nastavení toho, kdo co vidí: číšník — pouze své objednávky, zatímco manažer — kompletní report.
• Zkušební provoz. Než převedete celý podnik na nový systém, pracujte v něm několik dní v testovacím režimu. To pomůže odhalit chyby a „úzká místa“ bez dopadu na hosty.

Automatizace restaurace: co získáte po instalaci programu pro automatizaci kaváren a restaurací

Když je systém automatizace restaurace spuštěn a funguje, získáváte zcela novou úroveň kontroly nad vaším podnikem.

Budete moci:

• Vidět skladové zásoby v reálném čase. Už žádné „jé, došel nám losos“ ve špičce.
• Kontrolovat food cost. Program pro kavárnu bude automaticky přepočítávat náklady na jídla při změně nákupních cen.
• Analyzovat prodeje. Budete přesně vědět, které položky přinášejí zisk a které ne.
• Optimalizovat nákupy. Systém vám napoví, co a v jakém množství je třeba objednat.

Cena automatizace restaurace syrve — to není o složitých technologiích, je to o pořádku a zdravém rozumu. Je to příležitost přestat hasit požáry a začít strategicky řídit restauraci. Náš program (jakýkoli kvalitní automatizační program) umožňuje zprůhlednit provoz podniku. Je to první a nejdůležitější krok na cestě od pouhého podniku k vysoce ziskovému projektu v oblasti automatizace restauračního byznysu. Jste připraveni tento krok udělat?