Odpisy v restauraci: druhy, příčiny a správná dokumentace

Odpisy produktů pohlcují až 15% výnosů restaurací při absenci kontroly. Majitelé si problému všimnou po několika měsících provozu, když analyzují čísla a objeví mezeru mezi nákupy a prodeji.

Správné odpisy produktů vyžadují pochopení příčin a metod účtování. Přirozená ztráta při skladování, ztráty při zpracování, vadná jídla, prošlé zboží — každá kategorie se dokumentuje jinak. Účetní systém restaurace automatizuje proces a ukazuje, kolik podnik skutečně ztrácí v každé fázi od skladu k hostovi.

Hlavní druhy odpisů v restauračním podnikání

Spotřeba produktů se dělí na plánovanou a neplánovanou. Plánované ztráty jsou zahrnuty do technologických karet — maso ztrácí 25-30% hmotnosti při tepelném zpracování, zelenina při čištění od 15% do 40% podle druhu.

Neplánované odpisy vznikají kvůli vadám, kazení, chybám personálu. Kuchař přesolil jídlo — je třeba odepsat ingredience. Číšník rozbil talíř s hotovou objednávkou — další odpis. Každý případ je zaznamenán samostatně.

Ztráta při skladování závisí na podmínkách ve skladu a kuchyni. Nesprávná teplota v lednici vede k předčasnému kazení. Porušení pravidel sousedství zboží urychluje oxidační procesy. Tyto faktory musí být kontrolovány denně.

Přebytek při inventuře také vyžaduje odpis v opačném směru. Pokud účetně má být 10 kilogramů mouky, ale fakticky je 12 — rozdíl se kapitalizuje. Ale to je vzácná situace, častější je nedostatek.

Technologické karty a normy spotřeby v kuchyni

Technologický výpočet jídla zahrnuje hmotnost každé ingredience před a po zpracování. Hmotnost syrových brambor 200 gramů dá 140-150 gramů hotové přílohy. Rozdíl se odpisuje jako technologické ztráty.

Karty se sestavují pro všechny položky menu bez výjimky. Salát, polévka, teplé jídlo, dezert — pro každé jídlo je předepsána přesná spotřeba produktů. Bez toho je nemožné spočítat náklady a kontrolovat odpisy.

Software pro restaurační podnikání ukládá technologické karty elektronicky a odpisuje produkty automaticky při prodeji. Host objednal steak — program odečetl ze zásob přesné množství masa, koření, přílohy podle receptury.

Náklady na jídlo přepočítávají se při změně nákupních cen. Dodavatel zvýšil cenu hovězího o 20% — program okamžitě ukáže novou kalkulaci všech steaků v menu. Řídit tvorbu cen bez toho je nemožné.

Množství ingredience v receptuře ovlivňuje marži. Pokud kuchař přidá o 30% více sýra do pizzy než je uvedeno v kartě, skutečné náklady rostou a zisk klesá. Kontrola porcí je kritická.

Dokumentace odpisů a reportování

Akty odpisů je třeba sestavovat pro každou kategorii zvlášť. Přirozená ztráta se dokumentuje jedním dokumentem za měsíc, vady zaznamenávají se při vzniku, kazení po vypršení lhůty vyžaduje samostatný akt.

Zpráva o odpisech se tvoří měsíčně pro analýzu struktury ztrát. Je vidět u kterých položek jsou odpisy nad normou, kde je problém se skladováním, která jídla jdou častěji na odpad. Analyzovat tato data je úkol manažera.

Měsíc je dostatečné období pro identifikaci zákonitostí. Pokud jsou odpisy masa systematicky o 5-7% vyšší, problém je buď s dodavatelem, nebo ve skladovacích podmínkách, nebo v krádeži. Je třeba zkoumat konkrétní příčiny.

Úplné účtování vyžaduje zaznamenávání i malých odpisů. Rozbila se láhev oleje — 500 mililitrů šlo do aktu. Rozlilo se mléko při dělání cappuccina — odepsalo se množství. Bez pozornosti k detailům je obraz zkreslen.

Práce s dokumentací zabere čas při ručním vedení. Papírové akty, srovnávání s účetnictvím, hledání chyb — všechno to zpomaluje procesy. Automatizace snižuje pracovní náklady několikrát.

Kontrola odpisů přes skladové účetnictví

Sklad je první kontrolní bod pohybu zboží. Příjem od dodavatele, výdej do kuchyně, vrácení nevyužitých zbytků — každá operace se zaznamenává v systému skladového účetnictví.

Vedení účetnictví podle šarží umožňuje sledovat data spotřeby. Mléko přišlo 15-ho s datem spotřeby do 22-ho — program připomene potřebu použít ho přednostně. Zboží s končícím datem se odepíše před zkažením.

Srovnávání stavů mezi skladem a kuchyní je třeba dělat týdně. Kuchaři objednali 20 kilogramů kuřete, fakticky použili 18 — 2 kilogramy by měly zůstat v kuchyni nebo se vrátit do skladu. Nesrovnalosti se identifikují okamžitě.

Systému stačí několik sekund pro vytvoření zprávy o pohybu jakéhokoli produktu. Kdy dodáno, kolik vydáno, co odepsáno, aktuální zůstatek. Historie může být prohlížena za jakékoli období.

Pomoc automatizace je zvlášť patrná při práci s více lokalitami. Restaurace a kavárny na různých místech vyžadují centralizované účetnictví. Vidět zásoby ve všech skladech současně je kritické pro plánování nákupů.

Minimalizace neopodstatněných ztrát a vliv na zisk

Zisk přímo závisí na kontrole odpisů. Pokud podnik ztrácí 15% produktů oproti normativním 8-10%, rozdíl 5-7% obratu jde nazmar. Na měsíčních výnosech jsou to významné částky.

Školení personálu snižuje ztráty z chyb. Kuchař musí přesně znát technologii přípravy jídla, číšník — správně přijímat objednávky, aby nevznikaly vrácení. Práce podle standardů je základem minimalizace vad.

Skladování produktů vyžaduje dodržování teplotního režimu a pravidel sousedství zboží. Ryba vedle mléčných výrobků vede k urychlenému kazení obou. Drahé zboží je obzvlášť citlivé na podmínky.

Stojí za to zavádět kontrolu výdeje ze skladu. Kuchař bere produkty pod podpis, večer se srovnávají zbytky. Stát se materiálně odpovědnou osobou znamená odpovídat za bezpečnost zboží. Úkolem majitele je vybudovat systém, kde je krádež obtížná.

Účtování práce kurýrů a doručování také ovlivňuje odpisy. Kurýr rozlil nápoj během přepravy — je potřeba akt odpisu. Objednávka se vrátila kvůli zpoždění — jídlo se odepíše jako odpad.

Systematický přístup k účtování a analýze výdajů

Účtování odpisů by mělo být součástí celkového systému řízení restaurace. Samostatné počítání ztrát je neefektivní — je potřeba propojení s nákupy, výrobou, prodeji. Plán nákupů se staví na základě skutečné spotřeby s ohledem na normativní odpisy.

Společnost Restasystem integruje všechny procesy do jednoho systému. Od příjmu zboží po odpis hotového jídla. Peníze přestanou vytékat mezerami v účetnictví, když každý pohyb produktu je zaznamenáván automaticky.

Několik kategorií analytiky pracuje paralelně. Odpisy podle druhů produktů, podle příčin, podle odpovědných osob, podle časových období. Musí být jasné kde přesně docházejí k hlavním ztrátám.

Rozhodnutí lze činit pouze na základě úplných dat. Jsou odpisy vyšší o víkendech kvůli většímu toku hostů nebo kvůli nedostatku personálu v kuchyni? Řešení je jiné v závislosti na příčině.

Začátek práce s účetním systémem stačí k pochopení rozsahu problému. První měsíc ukazuje skutečný obraz ztrát. Správně nastavené účetnictví se vrací prostřednictvím snížení neopodstatněných odpisů už v prvních měsících provozu.

Ovlivňovat rentabilitu restaurace je možné kontrolou každého procenta ztrát. Kolik podnik ztrácí teď a kolik by mohl ztrácet při správné organizaci — rozdíl ukazuje potenciál růstu zisku. Stačí začít počítat, abyste viděli rezervy. Další růst podnikání se staví na přesných datech, ne na předpokladech. Úroveň kontroly určuje finanční výsledek.