Účetnictví v restauraci od nuly: od odepisování produktů po manažerské účetnictví pro restaurace a kavárny

Otevřeli jste restauraci nebo kavárnu. Sen se splnil: hosté přicházejí, kuchyně funguje, máte první tržby. Ale po euforii prvních týdnů přichází chladná otázka: a kde je zisk? Peníze na účtech jsou, ale kolik z nich je skutečně vašich? Bez systému je to záhada.

Evidence v restauraci není nudná byrokracie pro účetní. Je to přístrojová deska vašeho podniku, která ukazuje, kam váš byznys směřuje. Ignorovat ji je jako letět v mlze bez přístrojů. Pojďme se podívat, jak tento systém nastavit od samého začátku, krok za krokem, abyste nemuseli kontaktovat podpora Syrve.

Základ vašeho podniku: Zavedení evidence ve skladu

Všechno začíná zde. Váš sklad není jen místo pro skladování surovin, je to místo pro skladování vašich peněz. Bez kontroly se rychle promění v černou díru. Zavedení evidence v této fázi je kriticky důležité.

Krok 1: Organizace evidence zásob a správný odpis surovin

Přesná evidence ve skladu stojí na třech pilířích: příjem, inventura a odpisy.

1. Příjem zboží. Každý nákup musí být doprovázen dodacím listem. Odpovědný zaměstnanec je povinen zkontrolovat skutečné množství a kvalitu zboží s dokumenty. Všechny údaje se okamžitě zadávají do evidenčního programu restaurace. To je základ, bez kterého další evidence nemá smysl.
2. Inventura. Pravidelné porovnávání skutečných zásob s daty v systému je jediný způsob, jak odhalit schodky, přebytky a krádeže. Je třeba ji provádět minimálně jednou za měsíc a u klíčových položek (maso, alkohol) častěji. To je přesná evidence.
3. Odpisy. Zkažené suroviny, jídlo pro personál, testování receptů — to vše musí být zaznamenáno. Správný odpis surovin není pokus o skrytí ztrát, ale způsob, jak je vidět a analyzovat. Odpis surovin v restauraci bez protokolu je přímou cestou ke ztrátám.

Od produktu k zisku: Kalkulace a řízení v restauračním byznysu

Když je ve skladu pořádek, můžete přejít do kuchyně. Vaším cílem je znát přesné náklady na každé jídlo. To je základ pro cenotvorbu a klíč k ziskovosti podniku.

Krok 2: Kalkulace a nákladová cena — jak vést evidenci v kavárně

Zde se hlavním nástrojem stávají receptury. Je to podrobný recept zadaný do evidenčního systému, kde je uvedena hrubá a čistá hmotnost každé suroviny.

• Vytvoření databáze. Vytvoříte kompletní databázi menu restaurace. Každé jídlo a nápoj dostane svou recepturu.
• Automatický výpočet. Moderní evidenční programy automaticky vypočítávají nákladovou cenu jídla na základě nákupních cen z dodacích listů. Zvýšila se cena u dodavatele? Nákladová cena se okamžitě přepočítala.
• Kontrola food costu. Vždy vidíte skutečný food cost a můžete optimalizovat menu nahrazením drahých surovin nebo odstraněním nerentabilních položek. Kalkulace přestává být odhadem.

Finanční a manažerská evidence v restauraci: Vidíme celkový obraz

Takže kontrolujete kuchyni. Je čas postoupit o úroveň výš a podívat se na finanční ukazatele celého podniku. Zde se evidence v restauračním byznysu dělí na dva proudy.

Krok 3: Účetnictví – kontrola příjmů a výdajů

Účetnictví je vaše oficiální výkaznictví pro stát. Zahrnuje vedení účetnictví, daně, evidenci pracovní doby a výpočet mezd. Jeho hlavním úkolem je dodržování zákonů.

Finanční evidence je širší pojem. Sleduje naprosto veškerý pohyb peněz: příjmy a výdaje. Musíte vidět každý výdaj, od nájmu po nákup ubrousků. Jen tak si můžete vytvořit reálný obraz finanční stability.

Výkaznictví a automatizace: Jak optimalizovat byznys pomocí dat

Sbírat data je polovina úspěchu. Hlavní je je správně používat. Manažerská evidence v restauraci je umění přijímat rozhodnutí na základě čísel.

Krok 4: Klíčové finanční ukazatele pro řízení restaurace

Nemusíte být finanční génius, abyste řídili byznys. Stačí se pravidelně dívat na několik klíčových reportů, které generuje váš evidenční systém v restauraci.

• Denně: Report o prodejích. Která jídla se prodávají nejlépe? Jaké jsou průměrné tržby?
• Týdně: Report o pohybu zboží. Které suroviny docházejí nejrychleji? Kde jsou přebytky?
• Měsíčně: Výkaz zisku a ztráty (P&L). To je hlavní dokument majitele. Ukazuje čistý zisk po odečtení všech nákladů.

Automatizace je to, co dělá všechny tyto kroky reálnými. Snažit se vést manažerskou evidenci v sešitě je cesta do nikam. Moderní program pro evidenci v restauraci je centrální nervový systém podniku. Spojuje účetní a manažerskou evidenci, může obsahovat moduly jako program pro doručovací služby jídel a například s dobrou podporou Syrve umožňuje zavést přesnou evidenci od prvního dne. Takový systém pomáhá organizovat evidenci a zvyšuje efektivitu řízení.

Zavedení evidence v restauračním byznysu není jednorázová akce, ale neustálý proces. Ale když položíte správné základy hned na začátku, proměníte svůj podnik z „černé skříňky“ v srozumitelný a řiditelný mechanismus. Otázka je pouze, zda jste připraveni stát se pilotem svého podniku, a ne jen jeho pasažérem?